展覽項(xiàng)目規(guī)劃的重要內(nèi)容之一就是招展方案。一份完整的招展方案涉及展會(huì)概況、特色介紹、目標(biāo)市場(chǎng)定位、財(cái)務(wù)預(yù)算、市場(chǎng)推廣方法等多項(xiàng)內(nèi)容，要能全面描述展覽項(xiàng)目與展覽組織活動(dòng)環(huán)節(jié)的基本特征，使之便于切實(shí)展開(kāi)展覽組織工作并為展覽項(xiàng)目贏得可持續(xù)的發(fā)展空間，在行業(yè)中逐步確定其品牌形象。歸納起來(lái)要注意以下幾個(gè)方面：
1.產(chǎn)業(yè)分布特點(diǎn)
展覽題材所在行業(yè)在全國(guó)的分布特點(diǎn)，各地區(qū)的產(chǎn)業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，該產(chǎn)業(yè)的企業(yè)結(jié)構(gòu)狀況及分布情況是編制招展方案的重要依據(jù)，應(yīng)從宏觀上作概要的闡述。所涉及的內(nèi)容要密切結(jié)合產(chǎn)業(yè)實(shí)際，科學(xué)分析，力求準(zhǔn)確無(wú)誤，否則，以此為依據(jù)編制的招展方案就會(huì)嚴(yán)重脫離實(shí)際，在實(shí)施過(guò)程中因信息不對(duì)稱(chēng)而導(dǎo)致成效不大。
2．展區(qū)和展位劃分
招展方案的編制要結(jié)合展覽的題材和定位對(duì)展區(qū)和展位進(jìn)行合理的劃分，有必要可附上展區(qū)和展位劃分平面圖，以供進(jìn)一步論證。
3．展覽服務(wù)項(xiàng)目?jī)r(jià)格
招展服務(wù)項(xiàng)目?jī)r(jià)格是招展方案的核心內(nèi)容，對(duì)招展營(yíng)銷(xiāo)工作有重大影響。招展價(jià)格要合理，價(jià)格水平過(guò)高或過(guò)低，都會(huì)影響展覽的成效。
4．招展函的編制與發(fā)送
確定招展書(shū)的內(nèi)容、編制辦法和發(fā)送范圍。編制招展書(shū)計(jì)劃時(shí)，充分考慮招展書(shū)的印制數(shù)量、發(fā)送范圍及如何發(fā)送等問(wèn)題。
5．招展工作分工
對(duì)具體的展覽招展工作做出分工安排，包括協(xié)作單位、相關(guān)部門(mén)與展覽組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部營(yíng)銷(xiāo)人員的具體分工、招展地區(qū)分配等，責(zé)任落實(shí)到人與部門(mén)。
6．招展代理組織
對(duì)展覽招展代理的選擇、指定服務(wù)提供商的確定和管理做出安排，對(duì)代理的傭金與責(zé)任以及代理招展的地區(qū)范圍和權(quán)限等做出具體的規(guī)定。
7．招展宣傳推廣
對(duì)配合展覽招展所做的各種招展宣傳推廣活動(dòng)做出規(guī)劃和安排。
8．展位營(yíng)銷(xiāo)辦法
分析進(jìn)行展位營(yíng)銷(xiāo)的具體辦法及實(shí)施措施，對(duì)招展?fàn)I銷(xiāo)人員的具體招展工作提供工作方向與方法。
9．招展活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算
對(duì)各項(xiàng)招展活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的費(fèi)用支出做出初步預(yù)算，以便展覽組織機(jī)構(gòu)能及時(shí)、合理地進(jìn)行各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)安排。
10．招展總體進(jìn)度安排
對(duì)展覽的各項(xiàng)招展工作進(jìn)度做出總體規(guī)劃和安排，以便有效控制展覽招展工作的整體進(jìn)程，確保展覽招展成功。
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