展覽策劃中的展覽規(guī)劃階段包括制訂展覽計劃和實施分解設(shè)計

展覽規(guī)劃是引導(dǎo)項目管理工作向目標方面發(fā)展的總體設(shè)想，這一過程主要包括制訂展覽計劃和實施分解設(shè)計。

1.制訂展覽項目計

劃制訂項目計劃先要預(yù)先立項，它是展覽項目規(guī)劃的首要工作，即展覽組織機構(gòu)根據(jù)展覽項目目標，對執(zhí)行項目中的各項工作任務(wù)做出的周密安排。一個簡單的展覽計劃包括兩點：

(1)明確展覽項目目標根據(jù)項目規(guī)劃，展覽組織機構(gòu)應(yīng)在項目規(guī)劃中明確展覽項目的目標或工作任務(wù)。

(2)確定展覽范圍

①參展商規(guī)模的確定，展覽項目的招展范圍、參展商類型、層次、數(shù)量等。

②觀眾范圍的確定，觀眾的類別、購買力水平、數(shù)量等。

③展覽服務(wù)的確定，為滿足客戶需求和實現(xiàn)自身目標，向參展商和觀眾提供的。

(3)估算展覽項目時間

為了使展覽組織機構(gòu)和目標客戶在成本約束下發(fā)揮最大的時間效率，需科學亻占算承辦展覽項目需花費的時間，這是展覽項目計劃中不可或缺的內(nèi)容。包括兩個方面：一是估算每項活動從開始到完成所需要的時間，二是估算展覽項目的總體進度。

(4)編制展覽項目預(yù)算項目預(yù)算是控制成本的有效手段。展覽組織機構(gòu)應(yīng)該根據(jù)展覽項目范圍，對人、財、物等各項資源進行配置，并進行合理的總體與分項預(yù)算。展覽項目預(yù)算主要包括三個方面：

①人力資源預(yù)算。整個展覽項目需要哪些人才以及各類人才的需求數(shù)量;這些專業(yè)人員從何而來;如何合理配鏜人員，形成高效的項目團隊。

②物力資源預(yù)算。完成該展覽項目需要什么樣的專業(yè)展覽設(shè)施，什么樣的配套服務(wù)設(shè)施以及何種高新技術(shù)等，資金成本估算，即對由人力資源成本和物力資源成本構(gòu)成的直接項目成本進行預(yù)算。

2.進行項目分解設(shè)計

項目分解是將展覽項目整體分解成易于管理和控制的若干個子項目或工作任務(wù)，實際上就是給出明確的展覽項目范圍。如一個展覽項目可以分解為招展項目、招商項目和服務(wù)項目，這一階段的任務(wù)就是分別對三個子項目進行設(shè)計。

(1)招展項目設(shè)計。招展項目是展覽項目中的一個重要子項目，展覽項目成功與否在很大程度上取決于參展商的數(shù)量和質(zhì)量。不同類型與規(guī)模的展覽對參展商的檔次要求不同，展覽組織機構(gòu)在招展項目的設(shè)計與策劃上側(cè)重有所不同。根據(jù)國際展覽聯(lián)盟要求，國際性展覽的境外參展商比例應(yīng)超過展位的20%，因此需加強海外的招展力度。在專業(yè)展覽中，招展項目則更多以“組團形式”，即通過國內(nèi)外的政府辦事機構(gòu)或各類協(xié)會，集體組織參展。這種形式能有效增強展覽的可信度，提高招展效率，因而這種方式被廣泛采用。

(2)觀眾項目設(shè)計。展覽活動不僅需要參展商的參與，更需要一大批高質(zhì)量的觀眾和貿(mào)易商，形成較大的交易量，有效地收回投資。觀眾項目設(shè)計主要涉及觀眾組織與招商促銷計劃。不同類型的展會，在觀眾組織上選擇策略不同。非專業(yè)性展會，應(yīng)采取靈活的組織方式組織觀眾，設(shè)計時應(yīng)采取辦法積極鼓勵普通觀眾的參與，不收門票，并在展會期間穿插節(jié)目表演和抽獎等活動，以吸引觀眾。專業(yè)性很強的展會，設(shè)計時需考慮以專業(yè)人士參加為主，特別是展覽期間的專業(yè)活動設(shè)計，以避免熱鬧有余而收獲不大的現(xiàn)象。

(3)服務(wù)項目設(shè)計。現(xiàn)代展覽以商業(yè)化運作為主，商業(yè)化的運作給展覽組織機構(gòu)提出了越來越高的要求，細致周到的服務(wù)成為展覽項目成功的保證。因此，服務(wù)項目設(shè)計是展覽項目規(guī)劃過程中的一個重要內(nèi)容。服務(wù)項目設(shè)計的原則是：急參展商之所急，想觀眾之所想，提供完備的服務(wù)。一個國際性展覽項目的配套服務(wù)設(shè)計，不僅包括展會的常規(guī)性服務(wù)，還包括一些個性化服務(wù)。