參展單位在正式參加展會(huì)，必須要求自己的全部派出人員齊心協(xié)力、同心同德，為大獲全勝而努力奮斗。
在整體形象、待人禮貌、解說技巧等幾個(gè)主要方面，參展單位尤其要予以特別的重視。以下，就分別對(duì)其作簡(jiǎn)要的介紹：
努力維護(hù)整體形象
在參與展覽時(shí)，參展單位的整體形象直接映入觀眾的眼里，因而對(duì)自己參展的成敗影響極大。參展單位的整體形象，主要由展示之物的形象與工作人員的形象兩個(gè)部分所構(gòu)成。對(duì)于二者要給予同等的重視，不可偏廢其一。
展示之物的形象，主要由展品的外觀、展品的質(zhì)量、展品的陳列、展位的布置、發(fā)放的資料等構(gòu)成。用以進(jìn)行展覽的展品，外觀上要力求完美無(wú)缺，質(zhì)量上要優(yōu)中選秀，陳列上要既整齊美觀又講究主次，布置上要兼顧主題的突出與觀眾的注意力，而用以在展覽會(huì)上向觀眾直接散發(fā)的有關(guān)資料，則要印刷精美、圖文并茂、資訊豐富，并且注有參展單位的主要聯(lián)絡(luò)方法，如公關(guān)部門與銷售部門的電話、電報(bào)、電傳、傳真以及電子郵箱的號(hào)碼，等等。
工作人員的形象，則主要是指在展覽會(huì)上直接代表參展單位露面的人員的穿著打扮問題。在一般情況下，要求在展位上工作的人員應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一著裝。最佳的選擇，是身穿本單位的制服，或者是穿深色的西裝、套裙。在大型的展覽會(huì)上，參展單位若安排專人迎送賓客時(shí)，則最好請(qǐng)其身穿色彩鮮艷的單色旗袍，并胸披寫有參展單位或其主打展品名稱的大紅色綬帶。為了說明各自的身份，全體工作人員皆應(yīng)在左胸佩戴標(biāo)明本人單位、職務(wù)、姓名的胸卡，惟有禮儀小姐可以例外。禮儀培訓(xùn)講師譚小芳建議按照慣例，工作人員不應(yīng)佩戴首飾，但男士應(yīng)當(dāng)剃須，女士則最好化淡妝。
時(shí)時(shí)注意待人禮貌
在展覽會(huì)上，不管它是宣傳型展覽會(huì)還是銷售型展覽會(huì)，參展單位的工作人員都必須真正的意識(shí)到觀眾是自己的上帝，為其熱情而竭誠(chéng)地服務(wù)則是自己的天職。為此，全體工作人員都要將禮貌待人放在心坎上，并且落實(shí)在行動(dòng)上。
展覽一旦正式開始，全體參展單位的工作人員即應(yīng)各就各位，站立迎賓。不允許遲到、早退、無(wú)故脫崗、東游西逛、更不允許在觀眾到來(lái)之時(shí)坐、臥不起，怠慢對(duì)方。
當(dāng)觀眾走近自己的展位時(shí)，不管對(duì)方是否向自己打招呼，工作人員都要面含微笑，主動(dòng)地向?qū)Ψ秸f：“你好!歡迎光臨!”
隨后，還應(yīng)面向?qū)Ψ剑栽S欠身，伸出右手，掌心向上，指尖直接展臺(tái)，并告知對(duì)方：“請(qǐng)您參觀”。
當(dāng)觀眾在本單位的展位上進(jìn)行參觀時(shí)，工作人員可隨行于其后，以備對(duì)方向自己進(jìn)行咨詢;也可以請(qǐng)其自便，不加干擾。
假如觀眾較多，尤其是在接待組團(tuán)而來(lái)的觀眾時(shí)，工作人員亦可在左前方引導(dǎo)對(duì)方進(jìn)行參觀。對(duì)于觀眾所提出的問題，工作人員要認(rèn)真作出回答。不允許置之不理，或以不禮貌的言行對(duì)待對(duì)方。
當(dāng)觀眾離去時(shí)，工作人員應(yīng)當(dāng)真誠(chéng)地向?qū)Ψ角飞硎┒Y，并道以“謝謝光臨”，或是“再見!”
在任何情況下，工作人員均不得對(duì)觀眾惡語(yǔ)相加，或譏諷嘲弄。對(duì)于極個(gè)別不守展覽會(huì)規(guī)則而亂摸亂動(dòng)、亂拿展品的觀眾，仍須以禮相勸，必要時(shí)可請(qǐng)保安人員協(xié)助，但不許可對(duì)對(duì)方擅自動(dòng)粗，進(jìn)行打罵、扣留或者非法搜身。
善于運(yùn)用解說技巧
解說技巧，此處主要是指參展單位的工作人員在向觀眾介紹或說明展品時(shí)，所應(yīng)當(dāng)掌握的基本方法和技能。具體而論，在宣傳性展覽會(huì)與銷售性展覽會(huì)上，其解說技巧既有共性可循，又有各自的不同之處。
建議在宣傳性展覽會(huì)與銷售性展覽會(huì)上，解說技巧的共性在于：要善于因人而宜，使解說具有針對(duì)性。與此同時(shí)，要突出自己展品的特色。在實(shí)事求是的前提下，要注意對(duì)其揚(yáng)長(zhǎng)避短，強(qiáng)調(diào)“人無(wú)我有”之處。在必要時(shí)，還可邀請(qǐng)觀眾親自動(dòng)手操作，或由工作人員對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)示范。此外，還可安排觀眾觀看與展品相關(guān)的影視片，并向其提供說明材料與單位名片。通常，說明材料與單位名片應(yīng)常備于展臺(tái)之上，由觀眾自取。
進(jìn)而言之，宣傳型展覽會(huì)與銷售型展覽會(huì)的解說技巧，又有一些不同之處。在宣傳型展覽會(huì)上，解說的重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)放在推廣參展單位的形象之上。要善于使解說圍繞著參展單位與公眾的雙向溝通而進(jìn)行，時(shí)時(shí)刻刻都應(yīng)大力宣傳本單位的成就和理念，以便使公眾對(duì)參展單位給予認(rèn)可。
而在銷售型展覽會(huì)上，解說的重點(diǎn)則必須放在主要展品的介紹與推銷之上。工作人員在銷售性展覽會(huì)上向觀眾進(jìn)行解說之時(shí)，要求其解說應(yīng)當(dāng)以客戶利益為重，要在提供有利證據(jù)的前提之下，著重強(qiáng)調(diào)自己所介紹、推銷的展品的主要特征與主要優(yōu)點(diǎn)，以爭(zhēng)取使客戶覺得言之有理，樂于接受。不過，爭(zhēng)搶、尾隨觀眾兜售展品，弄虛作假，或是強(qiáng)行向觀眾推介展品，則不可取。
