展覽招展進度管理的四種監(jiān)控方法

招展工作開始后，招展進度計劃是評估招展工作的重要工具，由于展覽展示市場情況瞬息萬變，目標客戶的信息也動態(tài)發(fā)生更新，招展工作也會出現(xiàn)各種各樣的變數(shù)。因此，就非常有必要對招展進度進行有效的監(jiān)控和及時的調(diào)。對招展進度進行有效監(jiān)控的方法很多，在實際操作中，有三種最為昔及的監(jiān)控方法：一是監(jiān)控目標參展商招展效果，二是監(jiān)控展位分配數(shù)量，三是將上述兩者結(jié)合起來進行監(jiān)控。
1.監(jiān)控目標參展商招展效果
以目標參展商是否已經(jīng)參展為主要目標設(shè)置監(jiān)控，招展人員將目標參展商名單列表，參考每次與各目標參展商的聯(lián)系及對方的信息反饋的情況記錄，再結(jié)合展覽展示的宣傳推廣等營銷活動，定期或不定期±也將招展效果與招展進度計劃進行對比，分析招展任務(wù)的完成情況。對暫時還沒有參展的客戶進行原因分析，采取進一步的招展措施吸引其參展。這種監(jiān)控的不足之處難以確切把巴握展館展位的分配情況，不利于后續(xù)招展的展位分配。
2．監(jiān)控展位分配數(shù)量
以展館展位是否分配為主要監(jiān)控內(nèi)容，招展人員根據(jù)展館“展位分布平面圖”，用不同的顏色標出已被參展商租用的展位，并注明租用該展位參展商的名稱。隨著招展工作進展，招展人員能清楚了解招展任務(wù)完成的體情況。這種監(jiān)控辦法的缺點是難以直接掌握具體目標參展商對展覽展示反饋的意見，無法確切±也掌握目標參展商是否參展的信息，不利于針對不同目標參展商采取進一步招展措施。
3．同時監(jiān)控參展商招展效果與展位分配數(shù)量
將上述兩種監(jiān)控辦法結(jié)合起來對展覽招展進度進行監(jiān)控，既監(jiān)控目標參展商名單列表，也監(jiān)控“展位分布平面圖”對展位分配的情況，根據(jù)掌握目標參展商是否參展和展位是否分配的情況，制定進一步的招展策略，獲得更好的招展效果。第三種方法監(jiān)控的效果最好，也更為實用，十分有利于招展進度的調(diào)控。
4．協(xié)助參展商安排參展時間
在監(jiān)控招展進度計劃的同時，應(yīng)協(xié)助對已報名參展的參展商進行參展時間安排，幫助他們進行參展時間管理。從參展商報名參展開始，看來充足的參展籌備時間，實際是十分緊張的。參展商參展，要設(shè)計展位搭裝、選擇參展展品、挑選展臺人員、安排展品運輸，所有這些參展籌備工作的拖延，都會導(dǎo)致工作的被動。不少展覽，都能聽到參展商抱怨展覽組織機構(gòu)為參展商預(yù)留的時間不夠用，其實，70％以上的原因是由參展商自身造成的。因此，為展覽開展順利，展覽展示組織機構(gòu)還要協(xié)助有需要的參展商進行參展時間管理。